Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Menggunakan System Development Life Cycle

Abstract

Administrasi kependudukan merupakan rangkaian kegiatan yang dicanangkan negara untuk merekam dan mengolah data kependudukan serta melayani kebutuhan penerbitan dokumen atau surat keluar yang dibutuhkan penduduk di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan, khususnya di tingkat kecamatan atau kelurahan. Salah satu fasilitas penunjang pengelolaan informasi administrasi kependudukan adalah adanya sistem informasi administrasi kependudukan, namun tidak semua kecamatan atau kelurahan memiliki sistem informasi tersebut, salah satunya pada Kelurahan Naikoten I, Kota Kupang, Nusa Tenggara Timur (NTT). Permasalahan yang sering muncul pada kantor lurah yaitu sulitnya menemukan kembali arsip surat masuk maupun surat keluar, karena penataan dan penyimpanan arsip yang masih menggunakan kertas sebagai arsip utama. Proses pendisposisian surat yang belum tersistem juga menyebabkan penundaan tindak lanjut surat masuk lurah sedang bertugas diluar kantor. Untuk itu, peneliti membuat sebuah sistem informasi administrasi berbasis web yang dapat membantu pelayanan penerbitan dokumen atau surat yang lebih mudah dan cepat. Pembuatan sistem ini ditujukan untuk pegawai kelurahan, RT/RW, dan penduduk kelurahan Naikoten I, dan sistem dikelola oleh admin kelurahan. Pembuatan sistem ini menggunakan metode System Developmnet Life Cycle (SDLC) dengan metode pengujian menggunakan Black Box dan USE Questionnaire (Usefulness, Ease of Use, Satisfaction). Hasil pengujian Black Box menemukan bahwa semua fitur pada sistem telah berfungsi dengan benar sesuai ekspektasi pengguna. Pengujian kuesioner menggunakan metode USE Questionnaire mendapatkan hasil “Sangan Baik” dari pertanyaan ke-1 sampai pertanyaan ke-6 dengan rata-rata persentase yang didapat sebesar 91%.